Aufbewahrungsfristen
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden beziehungsweise Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Zum 01.01.1999 sind die Aufbewahrungsfristen für zahlreiche Unterlagen verlängert worden. In der Literatur werden zum Teil abweichende Fristen für die Aufbewahrungspflicht einzelner Dokumente veröffentlicht.
Folgende Unterlagen können ab 01.01.2012 vernichtet werden:
| Abrechnungsbelege | 2001 |
| Abtretungserklärungen | 2005 |
| Akkreditive | 2005 |
| Aktenvermerke (soweit Bilanzunterlagen oder steuerlich relevant) | 2001 |
| Angebote mit Auftragsfolge | 2005 |
| Angestelltenversicherung (Unterlagen) | 2001 |
| Anlagenvermögensbücher und –karteien | 2001 |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 2001 |
| Ausgangsrechnungen | 2001 |
| Außendienstabrechnungen | 2001 |
| Bankbelege | 2001 |
| Bankbürgschaften | 2005 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 2001 |
| Belege, soweit Buchfunktion (Beleglisten, Sammelbelege) | 2001 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen | 2001 |
| Betriebskostenrechnungen | 2001 |
| Betriebsprüfungsberichte | 2005 |
| Bewertungsunterlagen | 2001 |
| Bewirtungsunterlagen | 2001 |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 2001 |
| Buchungsbelege | 2001 |
| Darlehensunterlagen | 2005 |
| Dauerauftragsunterlagen | 2001 |
| Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) | 2001 |
| Depotauszüge und –bestätigungen | 2001 |
| Einfuhrunterlagen | 2005 |
| Eingangsrechnungen | 2001 |
| Einheitswertunterlagen | 2005 |
| Essenmarkenabrechnungen | 2001 |
| Exportunterlagen | 2005 |
| Fahrkostenerstattungsunterlagen | 2001 |
| Frachtbriefe | 2005 |
| Gehaltslisten | 2001 |
| Geschäftsberichte | 2001 |
| Geschäftsbriefe | 2005 |
| Geschenknachweise | 2005 |
| Gewinn- u. Verlustrechnung (Jahreserfolgsrechnung) | 2001 |
| Grundbuchauszüge (soweit Inventarunterlagen) | 2001 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 2001 |
| Gutschriften (wenn Buchungsbeleg) | 2001 |
| Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) | 2005 |
| Handelsbücher | 2001 |
| Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) | 2001 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 2005 |
| Jahresabschlüsse (soweit Bilanzunterlagen) | 2001 |
| Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 2001 |
| Kalkulationsunterlagen | 2005 |
| Kassenberichte | 2001 |
| Kassenbücher u. –blätter | 2001 |
| Kassenzettel | 2001 |
| Kontenpläne u. Kontenplanänderungen | 2001 |
| Kontenregister | 2001 |
| Kontoauszüge (über Neubaukonten) | 2005 |
| Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 2001 |
| Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz) | 2005 |
| Lagerbücher | 2001 |
| Lieferungsunterlagen (soweit Buchungsgelege) | 2001 |
| Lohnbelege | 2001 |
| Lohnkonto (s. Anmerkung 1) | 2005 |
| Lohnlisten | 2001 |
| Magnetbänder mit Buchfunktion | 2001 |
| Mahnbescheide | 2005 |
| Mietunterlagen (soweit empfangene Handelsbriefe) | 2005 |
| Mietunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 2001 |
| Nachnahmebelege | 2001 |
| Nebenbücher | 2001 |
| Organisationsunterlagen und –pläne | 2001 |
| Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe) | 2005 |
| Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 2001 |
| Postquittungsbücher | 2001 |
| Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen) | 2001 |
| Protokolle (s. Anmerkung 2) | 2001 |
| Prozessakten (nach Abschluss des Prozesses) | 2001 |
| Quittungen | 2001 |
| Rechnungen | 2001 |
| Reisekostenabrechnungen | 2001 |
| Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) | 2001 |
| Sachkonten | 2001 |
| Saldenbilanzen | 2001 |
| Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege) | 2005 |
| Scheckbelege | 2005 |
| Schriftwechsel | 2005 |
| Spendenbescheinigungen | 2001 |
| Steuerunterlagen | 2001 |
| Überstundenlisten (soweit Lohnbelege) | 2001 |
| Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) | 2001 |
| Verkaufsbücher | 2001 |
| Vermögensverzeichnis | 2001 |
| Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen) s. Anmerkung 3 | 2001 |
| Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) | 2001 |
| Versicherungspolicen (nach Ablauf der Versicherung) | 2005 |
| Verträge (nach Vertragsende, soweit handels- oder steuerrechtlich relevant) | 2005 |
| Wareneingangs- und –ausgangsbücher | 2001 |
| Wechsel | 2001 |
| Zahlungsanweisungen | 2001 |
| Zollbelege | 2005 |
| Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres) | 2001 |
Anmerkungen:
Weitere Detailinformationen enthält zum Beispiel das Buch:
Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht, Herausgeber: Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V., 8. vollständig neu bearbeitete Auflage 2002, Erich-Schmidt-Verlag GmbH & Co., Berlin 2002; Preis: 25,46 Euro; zu beziehen im Buchhandel oder im Internet, s. unter "Externe Links".
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